Odwoływanie zajęć

Kompleksowy przewodnik po procesie odwoływania zajęć w systemie AcePark.

🎯 Przegląd

System obsługuje różne scenariusze odwoływania zajęć w zależności od:

• Typu zajęć (grupowe, indywidualne, próbne)
• Osoby odwołującej (uczestnik vs pracownik)
• Statusu płatności (opłacone vs nieopłacone)

Kluczowa zasada

Każdy scenariusz odwołania ma swoje unikalne konsekwencje dla statusu płatności i dostępności odrabiania zajęć.

---

📊 Zajęcia Grupowe

Zajęcia grupowe oferują możliwość odrobienia w przypadku odwołania przez uczestnika.

👤 Odwołanie przez Uczestnika

Status Płatności	Mechanizm Zwrotu	Status Transakcji	Tytuł Płatności
✅ Opłacone	Trafia do odrabiania	Opłacona	[nazwa_zajęć] (dopisek (odrabianie) pojawi się po ponownym zapisie)
⏳ Nieopłacone	Trafia do odrabiania	Do zapłaty	[nazwa_zajęć] (dopisek (odrabianie) pojawi się po ponownym zapisie)

Zasada Odrabiania

Gdy uczestnik odwołuje zajęcia grupowe, płatność pozostaje bez przypisanego terminu zajęć, a kwota jest dostępna do wykorzystania na zajęcia odrabiające.

Proces krok po kroku:

1. 🔔 Uczestnik odwołuje zajęcia przez aplikację
2. 💰 Płatność zostaje przygotowana do odrabiania:

• Usuwane jest powiązanie z konkretnym terminem zajęć
• Status płatności pozostaje niezmieniony (Opłacona, Do zapłaty lub Oczekująca)
• Dopisek (odrabianie) zostanie dodany dopiero przy potwierdzeniu nowego terminu

3. 📅 Uczestnik może zapisać się na dowolne zajęcia odrabiające
4. ✉️ System wysyła powiadomienie o odwołaniu i dostępności odrabiania

👨‍💼 Odwołanie przez Pracownika

Status Płatności	Mechanizm Zwrotu	Status Transakcji	Uwagi
✅ Opłacone	Trafia do portfela jako zwrot	Zwrócona	Pełny zwrot środków
⏳ Nieopłacone	Brak zwrotu	Anulowana	Transakcja jest unieważniona

Odwołanie przez Pracownika

Gdy pracownik odwołuje zajęcia (np. z powodu choroby trenera, awarii obiektu), uczestnikowi przysługuje pełny zwrot środków do portfela, jeśli zajęcia były opłacone.

Proces krok po kroku:

1. 👨‍💼 Pracownik odwołuje zajęcia w kalendarzu
2. 💰 System automatycznie przetwarza płatności:
   • Jeśli opłacone: Kwota trafia do portfela uczestnika, status → Zwrócona
   • Jeśli nieopłacone: Transakcja jest anulowana, status → Anulowana
3. ✉️ System wysyła powiadomienie o odwołaniu zajęć przez organizatora

---

🎓 Zajęcia Indywidualne

Zajęcia indywidualne nie oferują możliwości odrabiania. Każde odwołanie skutkuje zwrotem środków lub anulowaniem transakcji.

👤 Odwołanie przez Uczestnika

Status Płatności	Mechanizm Zwrotu	Status Transakcji	Uwagi
✅ Opłacone	Trafia do portfela jako zwrot	Zwrócona	Pełny zwrot środków
⏳ Nieopłacone	Brak zwrotu	Anulowana	Transakcja jest unieważniona

Brak Odrabiania

Zajęcia indywidualne są bardziej spersonalizowane i wymagają wcześniejszej rezerwacji. W przypadku odwołania, uczestnik otrzymuje zwrot środków do portfela, które może wykorzystać na przyszłe rezerwacje.

👨‍💼 Odwołanie przez Pracownika

Status Płatności	Mechanizm Zwrotu	Status Transakcji	Uwagi
✅ Opłacone	Trafia do portfela jako zwrot	Zwrócona	Pełny zwrot środków
⏳ Nieopłacone	Brak zwrotu	Anulowana	Transakcja jest unieważniona

Mechanizm identyczny jak przy odwołaniu przez uczestnika.

---

🎯 Zajęcia Próbne

Zajęcia próbne wymagają opłaty przed zapisem i oferują możliwość odrabiania tylko przy odwołaniu przez uczestnika.

👤 Odwołanie przez Uczestnika

Status Płatności	Mechanizm Zwrotu	Status Transakcji	Tytuł Płatności
✅ Opłacone	Trafia do odrabiania	Do odrobienia	[nazwa_zajęć] (status Do odrobienia blokuje środki do wykorzystania)
⏳ Nieopłacone	❌ Scenariusz niemożliwy – zajęcia próbne wymagają opłaty przed zapisem

Wymóg Opłaty

Zajęcia próbne muszą być opłacone przed zapisem. System nie pozwala na zapisanie się na zajęcia próbne bez wcześniejszej płatności.

Status płatności

Po odwołaniu opłaconych próbnych status płatności pozostaje bez zmian.

👨‍💼 Odwołanie przez Pracownika

Status Płatności	Mechanizm Zwrotu	Status Transakcji	Uwagi
✅ Opłacone	Trafia do portfela jako zwrot	Zwrócona	Pełny zwrot środków
⏳ Nieopłacone	❌ Scenariusz niemożliwy – zajęcia próbne wymagają opłaty przed zapisem

---

📋 Macierz Decyzyjna – Szybkie Odniesienie

Użyj poniższej tabeli do szybkiego określenia rezultatu odwołania:

Typ Zajęć	Kto Odwołuje	Status Płatności	Zwrot/Odrabianie	Status Transakcji
Grupowe	👤 Uczestnik	✅ Opłacone	📚 Odrabianie	Opłacona
Grupowe	👤 Uczestnik	⏳ Nieopłacone	📚 Odrabianie	Do zapłaty
Grupowe	👨‍💼 Pracownik	✅ Opłacone	💰 Portfel	Zwrócona
Grupowe	👨‍💼 Pracownik	⏳ Nieopłacone	❌ Anulowanie	Anulowana
Indywidualne	👤 Uczestnik	✅ Opłacone	💰 Portfel	Zwrócona
Indywidualne	👤 Uczestnik	⏳ Nieopłacone	❌ Anulowanie	Anulowana
Indywidualne	👨‍💼 Pracownik	✅ Opłacone	💰 Portfel	Zwrócona
Indywidualne	👨‍💼 Pracownik	⏳ Nieopłacone	❌ Anulowanie	Anulowana
Próbne	👤 Uczestnik	✅ Opłacone	📚 Odrabianie	Opłacona
Próbne	👤 Uczestnik	⏳ Nieopłacone	⚠️ Niemożliwe	-
Próbne	👨‍💼 Pracownik	✅ Opłacone	💰 Portfel	Zwrócona
Próbne	👨‍💼 Pracownik	⏳ Nieopłacone	⚠️ Niemożliwe	-

---

🔄 Statusy Transakcji – Wyjaśnienia

Opłacona

Płatność została zrealizowana. Środki znajdują się w systemie i są dostępne do wykorzystania (w tym do odrabiania).

Do zapłaty

Płatność nie została jeszcze zrealizowana. Uczestnik ma zaległość, ale może ją opłacić, aby wykorzystać zajęcia odrabiające.

Zwrócona

Płatność została zwrócona do portfela uczestnika. Środki są dostępne do wykorzystania na przyszłe rezerwacje.

Anulowana

Transakcja została całkowicie unieważniona. Nie ma żadnych zobowiązań finansowych ani uprawnień do odrabiania.

---

💰 System Portfela

Portfel to wirtualne konto uczestnika, na którym gromadzone są zwrócone środki.

Jak działa portfel?

1. Zasilanie portfela:

   • Zwrot za odwołane zajęcia (przez pracownika lub za zajęcia indywidualne)
   • Zwrot nadpłaty
   • Promocje i vouchery

2. Wykorzystanie portfela:

   • Opłacenie przyszłych zajęć
   • Dopłata do zajęć droższych
   • Zakup produktów w sklepie (jeśli dostępne)

3. Widoczność:

   • Stan portfela widoczny w Portalu Klienta
   • Historia transakcji portfelowych
   • Powiadomienia o zmianach salda

Zaleta Portfela

Środki w portfelu nie wygasają i mogą być wykorzystane w dowolnym momencie. To wygodna alternatywa dla zwrotów na kartę, która może trwać kilka dni roboczych.

---

📚 Mechanizm Odrabiania

Odrabianie zajęć jest dostępne tylko dla zajęć grupowych i zajęć próbnych, gdy uczestnik sam odwołuje zajęcia.

Proces Odrabiania

1. Odwołanie zajęć:

   • Uczestnik odwołuje zajęcia przez Portal Klienta
   • System przekształca płatność na typ "Odrabianie"

2. Wybór terminu odrabiania:

   • Uczestnik przegląda dostępne terminy w zakładce "Odwołane zajęcia"
   • Wybiera dogodny termin z wolnymi miejscami
   • Zapisuje się na wybrany termin

3. Wykorzystanie płatności:

• System w pierwszej kolejności przypina uwolnioną płatność (Opłacona lub Do zapłaty) do nowych zajęć i dodaje dopisek (odrabianie) do opisu
• Jeśli nie ma takiej płatności (np. po zajęciach próbnych), tworzy się nowa płatność Do zapłaty z terminem zgodnym z regułami aktywności
• Uczestnik otrzymuje potwierdzenie zapisu i widzi aktualny status w zakładce „Płatności”

Zasady Odrabiania

• ⏰ Limit czasowy: Zajęcia można odrabiać przez cały sezon (określone w regulaminie)
• 📅 Dowolny termin: Można wybrać inny dzień/godzinę niż pierwotne zajęcia
• 👥 Dostępność miejsc: Zapis możliwy tylko na zajęcia z wolnymi miejscami
• 💵 Status płatności: Odrabianie wymaga, aby płatność była w statusie co najmniej "Do zapłaty"

Ważne

Jeśli uczestnik nie wykorzysta zajęć do odrobienia w danym sezonie, środki przepadają zgodnie z regulaminem. Zalecamy regularne sprawdzanie dostępnych terminów.

---

♻️ Po zapisaniu się na nowy termin z listy odwołanych

Co dzieje się w tle

1. Weryfikacja substytucji – system pobiera wpis z listy „Odwołane zajęcia” i sprawdza, czy wybrany termin ma wolne miejsca oraz pasuje do uprawnień uczestnika.
2. Rezerwacja miejsca – gracz zostaje dopisany do nowego terminu bez uruchamiania ponownego procesu zapisu ani płatności online.
3. Poszukiwanie płatności – aplikacja sięga po najnowszą płatność typu school lub trial bez przypiętego terminu i ze statusem innym niż Zwrócona lub Anulowana. W praktyce obejmuje to wszystkie warianty Opłacona (online, gotówka, portfel, częściowo) oraz Do zapłaty.
4. Przypięcie płatności – jeżeli taka płatność istnieje, zostaje ona powiązana z nowymi zajęciami, a system dopisuje (odrabianie) do jej opisu. Status płatności nie ulega zmianie.
5. Brak płatności do wykorzystania – gdy nie odnaleziono odpowiedniego rozliczenia, tworzona jest świeża płatność Do zapłaty z kwotą z cennika aktywności i terminem wyliczonym według zasad danej grupy.
6. Finalizacja substytucji – rekord w tabeli substytucji otrzymuje powiązanie z nowym terminem, a wpis na liście „Odwołane zajęcia” znika lub zmienia status na zrealizowany.
7. Powiadomienie e-mail – uczestnik dostaje wiadomość „Zapis na zajęcia odrabiające” (typ game_substitution) z danymi nowego terminu.

Statusy i rozliczenia po zapisie

• Płatności oznaczane jako Opłacona (w tym warianty online, gotówkowe czy portfelowe) zachowują swój status – zmienia się jedynie opis i pole powiązań z terminem.
• Płatności Do zapłaty pozostają wymagające opłacenia; uczestnik widzi w Portalu nowy termin oraz dopisek (odrabianie) do momentu uregulowania należności.
• Środki w portfelu nie zmieniają się na tym etapie – portfel używany jest wyłącznie, gdy odwołanie skutkowało wcześniejszym zwrotem (np. zajęcia indywidualne lub odwołanie przez pracownika).
• Rezerwacja nowego terminu przebiega bez dodatkowych opłat online; ewentualne niedopłaty wymagają ręcznego uregulowania zgodnie z nową płatnością.

Przypomnienie

Po potwierdzeniu nowego terminu system wysyła e-mail „Zapis na zajęcia odrabiające” (typ powiadomienia game_substitution) z podsumowaniem szczegółów zajęć.

---

🔔 Powiadomienia

System automatycznie wysyła powiadomienia e-mail w przypadku odwołania zajęć.

Odwołanie przez Uczestnika

Treść powiadomienia zawiera:

• ✅ Potwierdzenie odwołania zajęć
• 📅 Szczegóły odwołanych zajęć (data, godzina, trener, kort)
• 💡 Informacje o mechanizmie odrabiania (dla zajęć grupowych/próbnych)
• 🔗 Link do zakładki "Odwołane zajęcia"
• 💰 Informacje o statusie płatności

Odwołanie przez Pracownika

Treść powiadomienia zawiera:

• ❌ Informacja o odwołaniu zajęć przez organizatora
• 🙏 Przeprosiny za niedogodności
• 📅 Szczegóły odwołanych zajęć
• 💰 Informacje o zwrocie środków do portfela
• 📞 Dane kontaktowe (Opole: 570 386 869, Legionowo: 516 793 180, Lublin: 730 706 030)

---

❓ Najczęstsze pytania

Nie widzę płatności z dopiskiem (odrabianie) – co zrobić?
Sprawdź zakładkę „Odwołane zajęcia” i potwierdź nowy termin. Dopisek do płatności pojawia się dopiero po ponownym zapisie.

Dlaczego status Do odrobienia nadal widnieje przy płatności próbnej?
To wpis historyczny blokujący środki. Po wyborze nowego terminu pojawi się osobna płatność Do zapłaty, a status Do odrobienia pozostanie jako archiwum.